Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 23 octobre 2026

Cette politique explique comment les applications de la plateforme axIAgo (HakunaStudios, Soldeo, ConformPass, Audit360, Condo360, PCO-Agent, aXel, Jarvis) et le site axiago.com traitent vos renseignements personnels. Elle est rédigée en termes simples, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25).

1. Qui est responsable

axIAgo est la marque de plateforme de eBits Services Conseils inc. (9268-7821 Québec inc.), 3755-E Matte, Brossard (Québec) J4Y 2P4, qui édite ces applications. Elle est responsable des renseignements personnels décrits ci-dessous.

2. Renseignements recueillis

• Connexion avec Google ou Microsoft : votre adresse courriel, votre nom et votre photo de profil. Nous ne demandons rien d'autre.
• Données que vous saisissez dans les applications : les informations que vous ou votre organisation entrez dans une application pour l'utiliser (par exemple des dossiers, documents ou données d'affaires). Ces données appartiennent à votre organisation.
• Formulaire de contact du site : le nom, le courriel et le message que vous nous envoyez.

Nous n'accédons pas à votre courrier, à vos contacts, à votre agenda ni à vos fichiers Google ou Microsoft, sauf pour Jarvis, dont c'est la fonction et qui est décrit à la section 4.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Vous identifier et vous permettre de vous connecter.
• Vous donner accès aux données auxquelles vous avez déjà été invité.
• Faire fonctionner, sécuriser et soutenir les applications, et répondre à vos demandes.

Nous ne vendons pas vos renseignements et ne les partageons pas à des fins publicitaires.

4. Jarvis, l'assistant de direction

Jarvis est un assistant installé pour une organisation cliente, à la demande de celle-ci. Il ne fonctionne qu'après le consentement de l'administrateur Microsoft de l'organisation et la connexion de l'utilisateur.

• Ce que Jarvis consulte, au nom de l'utilisateur connecté et seulement quand il le lui demande : ses courriels Outlook, son calendrier, les documents SharePoint et OneDrive auxquels il a déjà accès et les transcriptions de ses réunions Teams. Les autorisations Microsoft demandées sont limitées à ces usages.
• Ce que Jarvis fait : il résume, retrouve et prépare (brouillons de courriels, propositions de rendez-vous, comptes rendus). Il n'envoie, ne publie et ne supprime rien sans la confirmation explicite de l'utilisateur.
• Où les données sont traitées : chaque organisation a sa propre instance de Jarvis, sur un serveur dédié situé au Canada. Pour comprendre et rédiger, Jarvis transmet le contenu nécessaire à chaque demande au service d'intelligence artificielle Claude, d'Anthropic, et, si la voix est activée, à OpenAI. Ces services sont utilisés au moyen des comptes de l'organisation cliente, selon leurs conditions commerciales, et peuvent traiter les données hors du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est faite avec l'organisation avant l'installation.
• Conservation : Jarvis ne copie pas vos courriels ni vos documents dans une base de données. Il conserve sur le serveur de l'organisation l'historique des conversations avec l'assistant et de courtes notes de suivi par dossier, que l'organisation peut consulter et supprimer. Les fichiers téléchargés temporairement sont effacés automatiquement.
• Aucune autre utilisation : nous ne vendons pas ces données, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne les partageons pas entre organisations clientes.
• Retirer l'accès : l'utilisateur ou l'administrateur peut révoquer l'accès de Jarvis en tout temps, dans le compte Microsoft (applications autorisées) ou dans le centre d'administration Microsoft Entra. L'organisation peut aussi demander la suppression complète de son instance.

5. Hébergement

Les applications sont hébergées sur un serveur OVH situé au Canada. Les services d'identification de Google et de Microsoft sont utilisés uniquement pour confirmer votre identité; ils sont régis par leurs propres politiques. Pour Jarvis, voir aussi la section 4.

6. Conservation

Nous conservons vos renseignements tant que votre compte est actif. Par la suite, ils sont supprimés ou anonymisés sur demande.

7. Vos droits

Vous pouvez demander d'accéder à vos renseignements, de les faire rectifier, de retirer votre consentement ou de demander leur suppression ou leur anonymisation. Écrivez à la personne responsable ci-dessous. Vous pouvez aussi retirer l'accès d'une application à votre compte Google ou Microsoft depuis les paramètres de ce compte. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

8. Responsable de la protection des renseignements personnels

Michel Panagis
eBits Services Conseils inc. (9268-7821 Québec inc.), 3755-E Matte, Brossard (Québec) J4Y 2P4
Courriel : Courriel

9. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, comme la loi l'exige.

10. Modifications

Nous pouvons mettre cette politique à jour. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page.

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Privacy policy — summary (English)

Last updated: October 23, 2026. The French version prevails.

axIAgo is the platform brand of eBits Services Conseils inc. (9268-7821 Québec inc.), 3755-E Matte, Brossard (Québec) J4Y 2P4, which publishes the applications HakunaStudios, Soldeo, ConformPass, Audit360, Condo360, PCO-Agent, aXel and Jarvis.

• What we collect: when you sign in with Google or Microsoft, your email address, name and profile photo only; the data you or your organization enter in the applications; the details you send through our contact form. We do not access your mail, contacts, calendar or files, except through Jarvis (below).
• Why: to identify you, give you access to the data you were already invited to, and operate, secure and support the applications.
• No sale, no advertising sharing.
• Hosting: an OVH server located in Canada.
• Jarvis: an assistant installed for a client organization, after its Microsoft administrator consents. On the signed-in user's request only, it reads their Outlook mail and calendar, the SharePoint and OneDrive files they can already access and their Teams meeting transcripts; it drafts and proposes but never sends, publishes or deletes without explicit confirmation. Each organization has its own instance on a dedicated server in Canada. To understand and write, it sends the content needed for each request to Anthropic's Claude and, if voice is enabled, to OpenAI, using the client's own accounts; these services may process data outside Québec and Canada, including in the United States. Mail and documents are not copied into a database; access can be revoked at any time in Microsoft.
• Retention: while your account is active; then deleted or anonymized on request.
• Your rights (Quebec Law 25): access, rectification, withdrawal of consent, deletion or anonymization. You may also complain to the Commission d'accès à l'information du Québec.
• Privacy officer: Michel Panagis, Email. We keep a confidentiality incident register and notify the authority and affected people when a serious risk of harm exists.